你是不是在苦恼，辛辛苦苦编辑好的文档，被别人随意转发到网上还下载走？今天教你几个方法，亲测有效，帮你轻松用WPS设置文件的禁止下载功能，无需太多复杂步骤，都可以简单搞定。

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限制共享权限来禁止文件下载

在WPS里，你可以通过设置共享权限，把下载权限屏蔽掉，这样即使别人有链接，也无法下载。

使用WPS的“高级共享”功能

打开文档链接设置：进入WPS，在云文档中选择要共享的文件，点击右上角的“共享”按钮，找到“链接设置”。

具体操作：这里你会看到一个“高级”选项，点击后可以修改下载权限。

关闭下载权限：在高级共享里找到“允许下载”选项，将其关闭，仅开放在线阅读权限。

为什么好用？关闭下载权限后，其他人只能在线查看文件，无法另存为或直接下载，从源头阻止外泄。

限制共享对象

选择共享范围：回到共享设置，找到“仅限特定对象访问”选项，输入确定的接收者邮箱或手机号。

具体操作：这样即使链接被扩散，非指定对象也无法访问文件。

设置有效期：为了更安全，还可以限定共享链接的有效期，比如只允许24小时内查看，过期后自动失效。

这个功能适合哪些人？比如你分享商业文档给客户，客户可以即时查看，但无法下载保存，从而保护专业版权。

转换为PDF后禁止权限操作

有时你可以选择转换文件格式，再加上编辑保护，使下载变得毫无意义。

导出为不可编辑的PDF

用WPS导出PDF：打开你的文件，选择“另存为”，随后选择“PDF格式”并导出。

具体操作：在导出PDF时，可以选择“禁止编辑”功能，并且优化文件读取。导出的文档即使下载，也无法轻松被篡改或重用。

嵌入水印保护版权：导出文件后，可以在WPS直接制作水印，比如“未经授权禁止转载”，防止文件被滥用。

经验分享：之前我制作的行业报告被下载乱用过，后来加了标示性水印，传播范围也得到有效限制。

使用加密PDF工具

第三方加密工具协同使用：如果觉得WPS的导出不够安全，还可以选择加密工具，比如Adobe的权限限制功能。

具体操作：加密工具允许你设置“禁止打印”“禁止复制内容”等选项，导出的文件更加防下载。

安全性提升效果如何？加密后文件不仅无法随意下载，用户甚至不能截图，从而最大化的保护共享范围。

使用WPS团队版的安全性管理

如果你使用的是团队协作功能，那么WPS可以设置协同禁止下载的权限，全团队都可以按照编辑角色限制。

权限分组管理

调整管理员权限：进入WPS团队管理后台，设置某些组成员无法编辑/下载文档，只允许查看。

具体操作：管理员可以通过“角色分配”功能，给不同工作组分配权限，比如“审阅者”只能看到内容，但无保存权。

为什么这么高级？我的团队之前分享营销方案时担心员工恶意外泄，现在用这种方式分组，大家只能在线编辑，没人能随便保存。

添加多用户日志监控

启动登录追踪功能：在安全管理模块，可以对操作记录进行监控，将“下载操作”设为实时通知。

具体操作：一旦某个用户尝试违规下载文档，就会触发通知警告，管理员及时介入。

做得好是什么样子？就像安装了一个实时防火墙，把每个用户动作都记录在案，阻止潜在风险。

使用外部工具结合WPS进行权限锁定

有很多第三方工具能够帮助你在WPS基础上进一步加密和限制。

数据防泄露软件集成

安装信息安全防泄露系统（DLP）：通过DLP工具，你可以对文件进行主动拦截，不允许未授权的下载行为。

具体操作：安装后系统会监控所有下载进程，违规进程会被限制，适合企业文档管理场景。

实际效果：比如有员工下载客户合同资料被DLP阻止，有效规避了合同泄露风险。

使用专用加密USB设备

强加密存储：将文件保存在加密设备中，通过密码限制访问，传递过程中保证安全性。

具体操作：从WPS导出文档到加密硬件，插入设备读取时需要密码。从设备中取出文件后，密码不能破解或转储。

更适合哪些人？企业需要传递超敏感内容，比如财务报表，这种方法多一个硬件层保护，完全不用担心外泄。

禁止文件在线打印功能

让别人即使在线查看文档，也无法通过打印机盗取内容。

使用WPS的打印设置

禁止打印权限：进入文件后台设置，找到打印功能选项，关闭“打印允许”，应用到所有共享文件。

具体操作：当其他人打开链接时，打印的快捷键自动被屏蔽，只能在线阅读。

好处是什么？我发现即使关闭下载权限，有人能盗印资料，限制打印功能后才完全堵漏洞。

配合专业打印拦截软件

下载安全打印工具：一些专有的软件可以干预打印流程，比如 PaperCut。

具体操作：安装后绑定你的文档，软件会强制要求输入解锁码才能开始打印。

效果测试：之前公司内部资料禁止下载，但被打印泄露，现在有了拦截打印工具，完全杜绝盗印。

WPS常见问题解答

如何在不同设备上设置禁止下载功能？

WPS的禁止下载功能支持PC和移动端同步设置。在PC端，您可以在文件的共享选项中关闭“允许下载”权限；而在手机端，点击分享图标后选择“链接设置”，然后关闭下载权限即可。这个设置会自动同步到所有设备，确保文件安全。

如果有人通过手机截图文档怎么办？

如果您担心文件被截图， 配合WPS的水印功能。在导出的文件中添加一个显眼水印，比如“仅供内部使用”。截图时会显示水印，降低盗用风险。 可以选择加密文件，限制权限甚至禁止打开非授权设备。

为什么我设置了禁止下载，还是有人下载了文件？

可能是链接权限共享范围过于宽泛。 仔细审查文件的“共享设置”，将权限调整为仅限指定用户可查看。 确保相关人员同样没有过多权限，比如只开放查看功能。这种情况还可以通过权限监控工具实时检查。